DE: SECRETARÍA DE HACIENDA
PARA: SECRETARIOS, SUBSECRETARIOS, JEFES DE OFICNA, DIRECTORES, SUPERVISORES, SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE LA GOBERNACIÓN DE NARIÑO.
ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN DE CUENTAS DE PAGO, CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO
FECHA: 24 DE ENERO 2025
Con el fin de realizar el pago oportuno de las obligaciones contractuales adquiridas por Departamento de Nariño, se da a conocer el procedimiento denominado “GFRA-P-03 Procedimiento Gestión De Pago De Cuentas” y lineamientos generales para la presentación de cuentas de pago.
LINEAMIENTOS GENERALES
- Desarrollar y dar cumplimiento a las diferentes actividades establecidas en el GFRA-P-03 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE PAGO DE CUENTAS https://intranet.narino.gov.co/archivo/procesos-y-procedimientos/procedimiento-pago-de-cuentas/
- Diligenciar y recolectar la información, subir documentos al SECOP II y tramitar certificado parcial de cumplimiento con constancia de conformidad del DAC (sellos).
· Diligenciar y recolectar los documentos requeridos por la normatividad legal vigente, las responsabilidades tributarias (pago de estampillas, tasas, etc), las aprobaciones del supervisor y demás soportes de acuerdo con los tipos de contrato que se relacionen en el siguiente link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1TdsNW4G2I80fiTYK52mcg3nSwT9Hv6zv/edit?usp=sharing&ouid=102555904090477715948&rtpof=true&sd=true
Nota 1: El Rut debe estar actualizado a 2025 y con fecha de impresión no mayor a 6 meses.
Nota 2: Para el primer pago se debe cargar al sistema de PAGOS NARIÑO las afiliaciones de Seguridad social (Salud, Pensión y ARL), para los contratistas que tienen continuidad además de lo anterior, deberán anexar la planilla pagada completa con la especificación del IBC del mes anterior, para los pagos siguientes, deberán cargar la planilla pagada de seguridad social completa con la especificación del IBC y el soporte de pago del mes vencido, para el último pago debe estar al día en los pagos y presentar el pago del mes anterior y el final del mes a cobrar. Formulario de liquidación: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1fIUlmgIEUNz4A_0Faq_YQ2iRosUVqNg_/edit?usp=sharing&ouid=102555904090477715948&rtpof=true&sd=true
● Para el primer pago se debe llevar al Departamento Administrativo de Contratación-DAC, la carpeta con todos los documentos exigidos en la LISTA DE CHEQUEO CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS (La lista se encuentra en el “ARCHIVO Nº 2 Documentos del Contrato del SECOP II”, se debe ingresar y descargar). Los documentos deben estar debidamente foliados, con el rotulo de carpetas y el formato de hoja de control; link https://intranet.narino.gov.co/noticias/lineamientos-para-el-pago-de-cuentas/
● Para tramitar el certificado parcial de cumplimiento con constancia de revisión de conformidad del DAC (sellos), se deben diligenciar y hacer aprobar por parte del Supervisor los siguientes documentos: Certificado parcial de cumplimiento, copia de pago de estampillas (CERTIFICADO PAGO CONTRATISTA), informe de actividades. Si es el pago final de la cuenta de cobro además de los anteriores documentos se deben diligenciar y anexar la certificación final de cumplimiento y el informe de supervisión técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. Una vez firmados, el contratista sube al SECOP II el Informe de actividades, el Supervisor el certificado parcial de cumplimiento y estampillas del mes correspondiente, si es un pago final también se debe subir la certificación final de cumplimiento y el informe de supervisión técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico.
- Crear usuario, subir el contrato y presentar la cuenta de cobro en el aplicativo PAGOS NARIÑO.
· Crear usuario: Una vez el contrato esté firmado en el Secop II, y si el contratista no está creado en el Aplicativo de PAGOS NARIÑO, debe ingresar al link https://tributos-tesoreria.narino.gov.co/#/home y realizar la creación del usuario aplicando los pasos del siguiente video: https://youtu.be/sQ-eA3cFxq0?si=5TO4WqlFHhcsoikX.
· Una vez creado el usuario, la Secretaria TIC realizara la revisión y aprobación en un día hábil (24 horas) siempre y cuando haya un vínculo o contrato que relacione al contratista con el Departamento de Nariño.
· Solicitud permisos de supervisores: El usuario debe solicitar los permisos de supervisor a través del diligenciamiento del siguiente formulario: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdqtqfTSNYUk4wfQIOlFJxmcrPAbkyxah0VSoTptmntO511fQ/viewform
· Realizar la creación del contrato y cargue de documentos: Una vez habilitado el usuario y legalizado el contrato, se debe y se puede realizar la creación del contrato y cargue de documentos FIJOS (Ej: Anexo de contratación, modificatorio, certificado de disponibilidad presupuestal, registro de compromiso, carta de legalización, cuenta bancaria, pólizas, RUT, etc), en el aplicativo PAGOS NARIÑO y aplicando los pasos del siguiente video: https://youtu.be/sQ-eA3cFxq0?si=3mQHoD9cdAvkNcG8
IMPORTANTE: Se debe tener en cuenta el siguiente formato sin espacios, ni signos antes de ingresar la información del número de contrato y resolución en el aplicativo.
- Formato para trámite de cobro de contrato y viáticos es: GNR#contrato#año / Ejm: GNR50702024
- Formato para viáticos: res#resolución#año / Ejm: RES02582025
· Presentar la cuenta de cobro en el aplicativo PAGOS NARIÑO: Una vez se realice la creación de contrato y cargue de documentos FIJOS en el aplicativo PAGOS NARIÑO, se procese a presentar la cuenta de cobro en el aplicativo PAGOS NARIÑO aplicando los pasos del siguiente video: https://youtu.be/sQ-eA3cFxq0?si=ss8VbxBlCjSd3-Qv
- Aprobación de la cuenta por parte del Supervisor en el aplicativo PAGOS NARIÑO.
Ingresar con el usuario y contraseña al aplicativo PAGOS NARIÑO link https://tributos-tesoreria.narino.gov.co/#/home y realizar la revisión, aprobación o rechazo de la cuenta de pago aplicando los pasos del siguiente video. https://www.youtube.com/watch?v=8WAOOqMUgAU, si la cuenta está conforme se aprueba y automáticamente se envía a presupuesto para continuar con el procedimiento, si la cuenta esta no conforme se rechaza especificando el motivo y la cuenta se regresa automáticamente al interesado para que se corrijan las inconsistencias.
Se debe revisar detalladamente todos los requisitos y documentos de la cuenta en especial lo siguiente:
· Validar que todos los documentos estén adjuntos y conformes (Fechas, valores, nombres y apellidos, responsables, números y tipos de contrato, número de cédula o Nit, etc).
· Verificar los valores y datos del formato único orden de pago.
· Rectificar liquidación y pago de seguridad social integral y ARL de acuerdo con la normatividad legal vigente y acorde a los valores de cobro mensual e inicio del contrato.
· Validar que los valores y datos estén correctos y que correspondan a lo establecido en el contrato (Número de cédula, fechas de cobro, valores, etc).
- Trámite de la cuenta de cobro en Presupuesto, Contabilidad, Hacienda y Tesorería
Una vez el supervisor, revisa y aprueba la cuenta en el sistema de pagos, se inicie su trámite normal en Presupuesto, Contabilidad, Hacienda y Tesorería a través del aplicativo PAGOS NARIÑO https://tributos-tesoreria.narino.gov.co/#/home, dicha revisión se realiza de 8 am hasta las 11 am, en días hábiles laborables.
La trazabilidad y consulta de las cuentas se realiza a través del aplicativo NARIÑO PAGOS de acuerdo con los lineamientos definidos en el GFRA-I-05 INSTRUCTIVO CONSULTA Y TRAZABILIDAD DE CUENTAS DE PAGO https://intranet.narino.gov.co/noticias/instructivo-de-usuarioconsulta-y-trazabilidad-decuentas-de-pago/
- Soporte técnico aplicativo PAGOS NARIÑO.
Para más información y soporte técnico del pago de cuentas se realizará a través de la oficina TIC mediante el siguiente enlace: https://sites.google.com/narino.gov.co/soporte-pago-cuentas/inicio
- Políticas generales.
Las cuentas que no se lograron pagar en la vigencia anterior se constituirán como Reserva Presupuestal o Vigencia Expirada y deberán ser radicadas una vez se emita el acto administrativo o resolución para lo cual se expedirá la respectiva circular con los lineamientos pertinentes.
Las cuentas deben cumplir con todos los requisitos desde el inicio, se recomienda hacer una revisión minuciosa y rigurosa por parte de los contratistas y supervisores. El tiempo de pago depende de la conformidad de la información, documentos y cumplimento de los anteriores lineamientos. Es responsabilidad de cada dependencia presentar las cuentas correctamente.
Para el pago de las cuentas de servicios públicos, impuestos, nóminas de activos y pensionados, incentivos culturales, deportivos o devoluciones aprobadas por resolución, mesa de víctimas, sentencias y similares y aquellas cuentas que no están asociadas a un número de contrato asignado por el DAC, se deben seguir los lineamientos de la CIRCULAR SH – 02 – 2025 con asunto: Lineamientos perfil radicador de cuentas de pago https://intranet.narino.gov.co/normatividad/circulares/circular-sh-02-2025/
La Secretaría de Hacienda y las áreas que la conforman, estarán dispuestas a recibir y resolver cualquier inquietud adicional.
Atentamente,
CARLOS DANILO HERNANDEZ FOLLECO
SECRETARIO DE HACIENDA DEPARTAMENTAL(E)
GUSTAVO ANDRES BURBANO CORAL
PROFESIONAL ESPECIALIZADO (CONTABILIDAD)
VICTOR ALEXANDER GALLOTESORERO DEPARTAMENTAL
TESORERO DEPARTAMENTAL
CRISTHIAN AGUILAR RENDONSUBSECRETARIO PRESUPUESTO
SUBSECRETARIO PRESUPUESTO
Proyectó:
Claudia Pérez León
Profesional MIPG Secretaría de Hacienda
Vista previa del archivo adjunto TIPOS DE CONTRATOS Y DOCUMENTOS.xlsx
Vista previa del archivo adjunto LIQUIDACIÓN SEGURIDAD SOCIAL CONTRATISTAS.xlsx
