PARA: SECRETARIOS, SUBSECRETARIOS, ASESORES, JEFES, DIRECTORES Y/O GESTOR DEL PAP – PDA, FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS ENCARGADOS DEL TRÁMITE DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE NARIÑO.
DE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN.
ASUNTO: SEGUNDO REQUERIMIENTO – RADICACIÓN EN EL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN DE LOS EXPEDIENTES FISICOS DE LOS CONTRATOS Y/O PROCESOS ADELANTADOS POR LA ENTIDAD DURANTE LA VIGENCIA 2020
FECHA:28 DE OCTUBRE DE 2021.
En virtud de las funciones establecidas en el numeral 1.11.1 del Decreto 309 de 2021 por medio del cual se actualiza el Manual de Contratación del Departamento de Nariño y el artículo 2° del Decreto Departamental 1077 del 21 de septiembre de 2012.
De acuerdo al Artículo 2.8.2.5.3. del Decreto 1080 de 2015, “La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones es del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”.
Conforme a lo fijado en la Circular Única de Colombia Compra Eficiente, “El SECOP II genera un expediente electrónico siempre que una Entidad Estatal crea un Proceso de Contratación. El expediente electrónico del SECOP II cumple con los criterios para crear, conformar, organizar, controlar, y consultar los expedientes del archivo del proceso de contratación de acuerdo con el capítulo III del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación. Particularmente, cumple con los requisitos del proceso de gestión documental: producción, gestión y trámite, organización documental (clasificación, ordenación, descripción) transferencias documentales y preservación a largo plazo y las condiciones para la aplicación de los criterios de disposición final.
