CIRCULAR Nº 026-2021
PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, SUBSECRETARIOS Y DIRECTORES DE DEPENDENCIA
DE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN Y SECRETARIA DE HACIENDA
ASUNTO: PROYECTO DE ORDENANZA PARA PACTAR PLAZOS DE EJECUCION Y RECEPCIONAR BIENES Y SERVICIOS QUE SUPEREN LA PRESENTE VIGENCIA FISCAL
FECHA: 2 DE SEPTIEMBRE DE 2021
En atención a las disposiciones previamente comunicadas en relación al proyecto de ordenanza para pactar plazos de ejecución y recepcionar bienes y servicios que superen la presente vigencia fiscal, se informa a las dependencias interesadas que deberán remitir la información correspondiente a más tardar hasta el día 7 de septiembre de 2021 (11:59 pm).
Para tal efecto, se deberá acceder al aplicativo correspondiente a través del link ordenanza.narino.gov.co,como se explica en el video adjunto a la presente circular y diligenciar la información que corresponda de acuerdo a los grupos previamente definidos, como se indica a continuación:
GRUPO 1: Contratos y/o convenios celebrados por el departamento de Nariño en vigencias anteriores (Prórrogas). Incluye todos los contratos y/o convenios suscritos en vigencias anteriores que fueron prorrogados hasta el año 2021 y que, pese a lo anterior, por diferentes causas, según la información suministrada por la dependencia responsable (técnicas, jurídicas, fuerza mayor, entre otros) se requiere nuevamente prorrogar su ejecución más allá del 31 de diciembre de la presente anualidad.
En este grupo se deberá indicar:
- No. contrato/convenio
- Objeto
- Fecha de terminación programada para el año 2022
- Justificación (Explicación sucinta que justifique la prórroga que se pretende celebrar.)
GRUPO 2: Contratos y/o convenios celebrados en el año 2021 que deben ser prorrogados para el año 2022. Incluye todos los contratos y/o convenios suscritos en el año 2021 que por los motivos que se describen a continuación deben ser prorrogados para el año 2022, así:
A. Disponibilidad de recursos. En este grupo se incluyen los contratos o convenios que de acuerdo a los informes de supervisión los recursos comprometidos en el contrato no se ejecutarán en su totalidad hasta 31 de diciembre.
B. Bienes y servicios que no pueden quedar descubiertos a partir del 1 de enero de 2022. En este grupo se incluyen las prórrogas de aquellos contratos suscritos hasta 31 de diciembre, pero que con el fin de garantizar el normal funcionamiento de la entidad deben prorrogarse, por cuanto los servicios no pueden quedar descubiertos, (Ejemplo: servicios de vigilancia privada, Internet, licencias del correo institucional, tiquetes aéreos, transporte terrestre, mensajería, programa de seguros, combustible, entre otros).
C. Contratos o convenios que por causas ajenas al Departamento no podrán terminar de ejecutarse hasta el 31 de diciembre. En este grupo se incluyen los contratos o convenios cuya duración inicial se estimó hasta el 31 de diciembre de 2021, sin embargo, a la fecha se prevé que las obligaciones pactadas no podrán ser culminadas por factores técnicos, jurídicos o de terceros, debidamente soportados por la supervisión.
En este grupo se deberá indicar:
- No. contrato/convenio
- Objeto
- Valor
- Tiempo de prórroga a partir de 31 de diciembre de 2021
- Concepto (Identificar a que concepto corresponde: A-B-C)
GRUPO 3: Convocatorias públicas en curso o por iniciar y/o contratos cuya adjudicación y/o celebración sea antes de 31 de diciembre de 2021. Abarca la ejecución de todos los proyectos o programas a través de convocatorias públicas que ya estén en curso o contratos que se planean iniciar, cuya adjudicación y celebración se concrete antes del 31 de diciembre de 2021, sin embargo, la recepción de los bienes o la prestación del servicio se efectuará en la vigencia 2022, según lo establecido en el análisis del mercado y del sector donde se determina la imposibilidad de que el contrato se termine el 31 de diciembre de la presente anualidad.
En este grupo se deberá indicar:
- Objeto
- Modalidad de selección
- Valor
- Fecha de entrega del proceso al DAC
- Duración del contrato
Igualmente se informa que con el propósito de aclarar las dudas que puedan surgir en cuanto al manejo del aplicativo, desde la Secretaría de las Tics Innovación y Gobierno Abierto se realizará la socialización del uso de esta herramientael día 2 de septiembre de los cursantes a las 11:00 a.m. a través del link https://meet.google.com/fzx-iwqt-feq, por lo cual se recomienda que previamente, cada una de las dependencias designe a la persona encargada del diligenciamiento de la información. Asi mismo las dependencias podrán acceder a un video explicativo en el siguiente link https://youtu.be/6Tgv2g19ics
Finalmente, teniendo en cuenta que a través del aplicativo se generará el documento definitivo adjunto al proyecto de ordenanza, se advierte que la veracidad y coherencia de los datos consignados es de exclusiva responsabilidad de las dependencias, por lo cual se recomienda revisar cuidadosamente la información respectiva previo a su envío, aclarando igualmente que el aplicativo es el único canal de recepción de la información requerida en la presente circular.
ORIGINAL FIRMADO
KAREN LIZBETH LIMA ROSERO
Directora Departamento Administrativo de Contratación
VIVIANA MILENA SOLARTE SOLARTE
Secretaria de Hacienda
Vo Bo CRISTHIAN AGUILAR RENDON
Subsecretario de Presupuesto
