CIRCULAR N° 012- 2021
DE: Directora Departamento Administrativo de Contratación
PARA: Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Profesionales, y Contratistas encargados de trámite de contratos y/o convenios del Departamento de Nariño
ASUNTO: Términos para dar trámite a la aprobación de garantías contractuales Secop II
FECHA: San Juan de Pasto, 15 de Marzo de 2021
Las garantías contractuales que debe expedir el contratista a favor de la Administración Departamental por mandato legal ampara el cumplimiento de las obligaciones contractualmente estipuladas, así entonces según lo señalado en la norma la aprobación de la póliza en los contratos que se requiera, deberá realizarseantes de iniciarse su ejecución, conforme al artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, pues la finalidad de la póliza de cumplimiento o responsabilidad civil extracontractual es amparar toda la ejecución del contrato, por lo que NO se puede iniciar la ejecución del contrato sin que dicha garantía haya sido previamente aprobada.
Con el fin de dar cumplimiento a lo mencionado el contratista y los encargados de ejercer las funciones de supervisión serán los responsables de realizar el acompañamiento para que la expedición de las pólizas contempladas en los contratos y/o convenios celebrados por el Departamento de Nariño se expidan oportunamente, en este sentido el Departamento Administrativo de Contratación aprobará las pólizas solo si son emitidas dentro del término de ejecución del contrato.
Adicionalmente se fija el siguiente Procedimiento Interno para la aprobación de Garantías de contratos derivados del SECOP II:
1- Cargue en la plataforma SECOP II: El contratista deberá cargar las garantías requeridas en el contrato dentro del término fijado en la plataforma SECOP II.
2- Dar trámite al Envío para aprobación: El mismo día en que el contratista cargue la garantía en SECOP II, el supervisor del contrato dentro de la plataforma deberá realizar el proceso de envío para aprobación del DAC.
3- El Departamento Administrativo de Contratación revisará y aprobará las Garantías una vez se realice el envío para su aprobación por parte del supervisor del contrato, siempre y cuando cumplan con las condiciones establecidas en el contrato y/o convenio.
4- En el evento que la garantía única sea rechazada, el DAC informará al supervisor la causal de rechazo, quien a su vez informará al contratista para que efectué la corrección y el cargue pertinente dentro del día hábil siguiente al recibo de la comunicación. Posteriormente el supervisor del contrato dentro de la plataforma deberá realizar el proceso de envío para aprobación del DAC.
5- Cuando por las condiciones del contrato o convenio, se requiera de modificaciones, reinicios, suscripción de actas de inicio, cesiones el supervisor deberá informar al área de legalización ( legalizaciondecontratos@narino.gov.co- Asunto: aprobación de garantía) de la actuación que motiva la actualización de la póliza, remitiendo de manera electrónica copia de misma a efectos de realizar la aprobación en la plataforma secop II. ( ver numeral 2, 3 y 4)
En virtud de lo anterior si no se cumple con el anterior procedimiento, no se podrá dar inicio a la ejecución del contrato, con las consecuencias que de ello se derive para el supervisor.
ORIGINAL FIRMADO
KAREN LIMA ROSERO
DIRECTORA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACION
Proyectó: Hermel Guerrero Revisó: Johana Zambrano
Abogado DAC
