CIRCULAR Nº 04 – 2021
DE: DIRECTORA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN – DAC
PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES DE DEPENDENCIA, JEFES DE OFICINA ASESORA, PROFESIONALES Y DEMAS FUNCIONARIOS QUE TENGAN CALIDAD DE SUPERVISORES
ASUNTO: REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS Y CONVENIOS E INFORMACION SOBRE PROCEDIMIENTOS
FECHA: 18 DE ENERO DE 2021
En ejercicio de la competencia y funciones asignadas mediante los Decretos departamentales 1077 del 21 de septiembre de 2012 y 448 del 5 de octubre de 2016, principalmente la de impartir directrices en materia de contratación y dando alcance a las buenas prácticas durante el proceso de contratación contenidas en el Manual de Contratación del Departamento de Nariño y de conformidad con el contenido del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, que establece la obligación de vigilancia permanente sobre la correcta ejecución del objeto contratado a través de la supervisión e interventoría, según corresponda, la suscrita Directora del Departamento Administrativo de Contratación emite la siguiente información y requerimiento dirigido a secretarios de despacho, subsecretarios, directores de dependencia, jefes de oficina asesora, profesionales y demás funcionarios que tengan calidad de supervisores de contratos suscritos por el Departamento de Nariño, para que en ejercicio de sus funciones entreguen al Departamento Administrativo de Contratación la siguiente información, en las condiciones y plazos que se indican a continuación:
1. Proyectos de actas de liquidación ya revisados
Remitir para su revisión final los proyectos de actas de liquidación revisadas y devueltas por el equipo de apoyo a liquidaciones del Departamento Administrativo de Contratación, teniendo en cuenta el término para liquidar, sin que los mismos hayan perdido competencia para el trámite. Es importante recordar que una vez iniciado el trámite de liquidación es primordial que este termine en el menor tiempo posible, esto con el fin de evitar se pierda competencia para realizar la liquidación.
Así mismo, se recuerda que dentro de las notas de devolución realizadas por cada acta de liquidación se encuentran las siguientes anotaciones, las cuales son sustanciales y deben tenerse en cuenta y acatarse en el trámite:
* NOTA 1. AL MOMENTO DE PRESENTAR EL ACTA CORREGIDA, ADJUNTAR LA QUE CONTIENE LAS OBSERVACIONES, JUNTO CON LA NOTA DE DEVOLUCIÓN.
* NOTA 2. EL PLAZO PARA PRESENTAR EL ACTA CORREGIDA ES DE 3 DÍAS HÁBILES. EN LOS CASOS EN LOS QUE SE SOLICITE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS, EL PLAZO PARA VOLVER A PRESENTAR EL EXPEDIENTE COMPLETO SERA DE 5 DÍAS HÁBILES.
Cabe recordar que mediante la circular No 034-2020 se establecieron plazos que deben ser de estricto cumplimiento, el en numera VI. LIQUIDACIÓN DE CONTRATO Y/O CONVENIOS se estableció lo siguiente:
“Si bien, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala los términos legales para la liquidación de los contratos y/o convenios, para darle agilidad a la gestión contractual, el Departamento Administrativo de Contratación solicita se den cumplimiento a los siguientes términos:
a) Liquidación bilateral:El acta de liquidación junto con sus soportes e informe de supervisión, se deberán radicar en el DAC máximo dentro del mes siguiente a la fecha de terminación del contrato y con diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para su firma, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.
b) Liquidación Unilateral:Vencido el término legal para la liquidación bilateral y agotado el debido proceso, el acto administrativo por medio del cual se liquida unilateralmente, junto con sus soportes e informe de supervisión, se deberán radicar en el DAC dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del término de liquidación bilateral, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.
c) Si vencido el plazo legal para la liquidación bilateral y unilateral no se ha realizado el trámite, se deberá radicar dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento de dichos términos el acta de liquidación por mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 de la Ley 1437 de 2011, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.”
2. Proyectos de actas de liquidación para revisión inicial
Remitir al Departamento Administrativo de Contratación los proyectos de actas de liquidación de los contratos y convenios suscritos en las vigencias 2016, 2017, 2018, 2019 u otras cuyo plazo de ejecución haya vencido y que se encuentren en termino para liquidar y sobre los cuales no se haya perdido competencia.
Cable aclarar que el procedimiento para actas de liquidación de contratos y convenios publicados en plataforma SECOP I, seguirá siendo el manejado por el Departamento Administrativo de Contratación: Una vez revisadas las actas de liquidación y las mismas se encuentran suscritas, se debe remitir al DAC a más tardar al día hábil siguiente de su suscripción para la debida y oportuna publicación en SECOP I.
Para el procedimiento de liquidación para contratos y convenios publicados en plataforma SECOP II, las actas deben remitirse al Departamento Administrativo de Contratación para la respectiva revisión, sin embargo, cuando las mismas cuenten con el visto bueno para la suscripción y las mismas ya cuenten con las firmas respectivas, será RESPONSABILIDAD del Supervisor del contrato, la publicación del acta de liquidación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, se reportara su publicación al DAC y posterior a ello se remitirá el expediente en físico del trámite de liquidación para el archivo en el expediente contractual.
3. Certificaciones finales de cumplimiento
Remitir al Departamento Administrativo de Contratación, a más tardar al día hábil siguiente de su expedición las certificaciones finales de cumplimiento de los contratos de prestación de servicios suscritos (únicamente de los contratos de SECOP I) cuyo plazo de ejecución haya terminado, para su correspondiente publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal (SECOP I) y archivo en el expediente contractual.
Para el tramite en SECOP II, de acuerdo a la CIRCULAR Nº 047- 2020, las certificaciones finales de cumplimiento de los contratos de prestación de servicios publicados en plataforma SECOP II, la correcta proyección y publicación son RESPONSABILIAD del supervisor del contrato, las cuales deben publicarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición, se reportara su publicación al DAC y posterior a ello, remitir el documento en físico para el archivo en el expediente contractual.
Para la verificación y como documento base de ayuda para la remisión de la documentación solicitada de contratos y convenios que se encuentran sin liquidación o certificación final de cumplimento para acatar con los puntos 1, 2 y 3 de la presente circular, se adjuntan los siguientes anexos contentivos de la relación total de contratos de las vigencias 2016 a 2019, la cual se encuentra clasificados por Dependencia:
Anexo 1: Relación de contratos por dependencia vigencia 2016.
Anexo 2: Relación de contratos por dependencia vigencia 2017.
Anexo 3: Relación de contratos por dependencia vigencia 2018.
Anexo 4: Relación de contratos por dependencia vigencia 2019.
4. Plazos para la liquidación de los Contratos y Convenios
A título informativo se pone de presente que el plazo para liquidar un convenio o contrato es el indicado en la correspondiente clausula y a falta de estipulación expresa se cuenta con 4 meses para la liquidación bilateral y 2 meses adicionales para la liquidación unilateral. No obstante, y a costa de las posibles consecuencias disciplinarias que ello pueda acarrear, la Entidad cuenta con competencia para liquidar durante 2 años más.
5. Remisión a publicación de actas de liquidación
Las actas de liquidación sin excepción se deben suscribir con fecha actualizada para realizar la debida y oportuna publicación, por lo tanto:
Las actas de liquidación SUSCRITAS de contratos o convenios publicados en plataforma SECOP I, se debe remitir al DAC a más tardar al día hábil siguiente de su suscripción. Si el acta de liquidación se remite con más de dos (2) días hábiles siguientes a su suscripción se entenderá no radicada y se deberá actualizar la fecha de suscripción para su debida publicación.
Las actas de liquidación SUSCRITAS, de contratos o convenios publicadas en plataforma SECOP II, la publicación es RESPONSABILIDAD del supervisor del contrato o convenio. Por lo tanto, una vez se tenga el visto bueno para la suscripción de la misma por parte del DAC, el supervisor DEBE publicarla dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción.
6. Seguimiento y control a la presente circular
Para efectos del reporte de la información de los numerales 1, 2 y 3 se establece como fecha límite el 19 de febrero de 2021.
* Esta información se deberá aportar de todo contrato que, a la fecha, su plazo de ejecución haya terminado y que no esté con pérdida de competencia para liquidar. De los contratos y/o convenios que ya hayan perdido competencia para el trámite, proyectar una relación de los mismos y remitirla al Departamento Administrativo de Contratación, en el mismo plazo señalado anteriormente, junto con la certificación de cierre y archivo de expediente por perdida de competencia.
Cordialmente,
Original Firmado
KAREN LIZBETH LIMA ROSERO
Directora Departamento Administrativo de Contratación
files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_1_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2016.xlsx
files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_2_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2017.xlsx
files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_3_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2018.xlsx
files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_4_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2019.xlsx
Diana C.
Abogada Contratista DAC
