CIRCULAR No. 29 de 2020
PARA: SECRETARIOSDE DESPACHO, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES DE DEPENDENCIA, JEFES DE OFICINA ASESORA, Y FUNCIONARIOS DEL DEPARTAMENTO DE NARIÑO QUE EJERCEN SUPERVISION
DE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACION
ASUNTO: REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS Y CONVENIOS
FECHA:SAN JUAN DE PASTO, MAYO 18 DE 2020
En ejercicio de la competencia y funciones asignadas mediante los Decretos departamentales 1077 del 21 de septiembre de 2012 y 448 del 5 de octubre de 2016, principalmente la de impartir directrices en materia de contratación y dando alcance a las buenas prácticas durante el proceso de contratación contenidas en el Manual de Contratación del Departamento de Nariño y de conformidad con el contenido del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, que establece la obligación de vigilancia permanente sobre la correcta ejecución del objeto contratado a través de la supervisión e interventoría, según corresponda, la suscrita Directora del Departamento Administrativo de Contratación ratifica el requerimiento realizado en la circular N° 016 del 20 de febrero de 2020, para la liquidación de contratos y/o convenios. Por lo tanto, mediante la presente se reitera la solicitud en los siguientes términos:
- Proyectos de actas de liquidación ya revisados
Remitir para su revisión final los proyectos de actas de liquidación revisadas y devueltas por el equipo de apoyo a liquidaciones del Departamento Administrativo de Contratación, teniendo en cuenta el término para liquidar, sin que los mismos hayan perdido competencia para el trámite. Es importante recordar que una vez iniciado el trámite de liquidación es primordial que este termine en el menor tiempo posible, esto con el fin de evitar se pierda competencia para realizar el trámite.
Así mismo, se recuerda que dentro de las notas de devolución realizadas por cada acta de liquidación se encuentran las siguientes anotaciones, las cuales son sustanciales y deben tenerse en cuenta y acatarse en el trámite:
* NOTA 1. AL MOMENTO DE PRESENTAR EL ACTA CORREGIDA, ADJUNTAR LA QUE CONTIENE LAS OBSERVACIONES, JUNTO CON LA NOTA DE DEVOLUCIÓN.
* NOTA 2. EL PLAZO PARA PRESENTAR EL ACTA CORREGIDA ES DE 5 DÍAS HÁBILES. EN LOS CASOS EN LOS QUE SE SOLICITE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS, EL PLAZO PARA VOLVER A PRESENTAR EL EXPEDIENTE COMPLETO SERA DE 10 DÍAS HÁBILES.
2. Proyectos de actas de liquidación para revisión inicial
Remitir al Departamento Administrativo de Contratación los proyectos de actas de liquidación de los contratos y convenios suscritos en las vigencias 2016, 2017, 2018, 2019 u otras cuyo plazo de ejecución haya vencido y que se encuentren en termino para liquidar o sobre los cuales no se haya perdido competencia.
3. Certificaciones finales de cumplimiento
Remitir al Departamento Administrativo de Contratación, las certificaciones finales de cumplimiento de los contratos de prestación de servicios suscritos en las vigencias 2016, 2017, 2018, 2019 y 2020 cuyo plazo de ejecución haya terminado, para su correspondiente publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal (SECOP) y archivo en el expediente contractual.
Para la verificación y como documento base de ayuda para la remisión de la documentación solicitada de contratos y convenios que se encuentran sin liquidación o certificación final de cumplimento para cumplir con los puntos 1, 2 y 3 de la presente circular, se adjuntan los siguientes anexos contentivos de la relación total de contratos de las vigencias 2016 a 2019, la cual se encuentra clasificados por Dependencia, con corte a 15 de mayo de 2020.
Anexo 1: Relación de contratos por dependencia vigencia 2016.
Anexo 2: Relación de contratos por dependencia vigencia 2017.
Anexo 3: Relación de contratos por dependencia vigencia 2018.
Anexo 4: Relación de contratos por dependencia vigencia 2019.
4. Plazos para la liquidación de los Contratos y Convenios
A título informativo se pone de presente que el plazo para liquidar un convenio o contrato, es el indicado en la correspondiente cláusula contractual y a falta de estipulación expresa se cuenta con 4 meses para la liquidación bilateral y 2 meses adicionales para la liquidación unilateral. No obstante, y a costa de las posibles consecuencias disciplinarias que ello pueda acarrear, la Entidad cuenta con competencia para liquidar durante 2 años más.
5. Seguimiento y control a la presente circular
Para efectos del reporte de la información de los numerales 1, 2 y 3 se establece como fecha límite el 05 de junio de 2020.
* Esta información se deberá aportar de todo contrato que, a la fecha, su plazo de ejecución haya terminado y que no esté con pérdida de competencia para liquidar. De los contratos y/o convenios que ya hayan perdido competencia para el trámite, proyectar una relación de los mismos y remitirla al Departamento Administrativo de Contratación, en el mismo plazo señalado anteriormente, a fin de proceder al trámite administrativo correspondiente.
/files/DAC/ANEXO_1_Relacion_de_contratos_por_dependencias_-_vigencia_2016.xlsx
/files/DAC/ANEXO_2_Relacion_de_contratos_por_dependencias_-_vigencia_2017.xlsx
/files/DAC/ANEXO_3_Relacion_de_contratos_por_dependencias_-_vigencia_2018.xlsx
/files/DAC/ANEXO_4_Relacion_de_contratos_por_dependencias_-_vigencia_2019.xlsx
Cordialmente,
ORIGINAL FIRMADO
KAREN LIZBETH LIMA ROSERO
Directora Departamento administrativo de contratación
