CIRCULAR 25-2020 DAC

CIRCULAR No.  025 de 2020.

DE:  DIRECTORA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN

PARA:  SECRETARIOS DE DESPACHO, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES DE DEPENDENCIA, FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS Y COLABORADORES DE LA GOBERNACIÓN DE NARIÑO

ASUNTO: LINEAMIENTOS EN MATERIA DE CONTRATACIÓN EN VIRTUD DE LA DECLARATORIA DE URGENCIA MANIFIESTA

FECHA:   16 DE ABRIL DE 2020

En cumplimiento de las funciones a cargo del Departamento Administrativo de Contratación contenidas en el artículo 2 del Decreto 1077 de 2012, mediante la presente circular se imparten instrucciones a fin de lograr una eficiente gestión en todas las etapas de la actividad contractual (pre- contractual, contractual y post contractual) de los contratos derivados de la declaratoria de Urgencia Manifiesta – Decreto 162 del 24 de marzo de 2020, atendiendo las orientaciones y directrices emanadas de los diferentes entes de control y especialmente de la Secretaría de Transparencia / Presidencia de la Republica, de la siguiente manera:

ETAPA PRE-CONTRACTUAL:  La Secretaría o dependencia que genere la necesidad de contratar deberá:

1. Verificar que el objeto del contrato que se pretende celebrar, tenga relación directa con los hechos y circunstancias que se pretenden atender o resolver con la declaratoria de urgencia manifiesta, adecuándose a las causales señaladas en el articulo 42 de la Ley 80 de 1993, para ello, en los estudios previos se deberá justificar dicha situación, así como la inmediatez que exige esa contratación. Lo anterior una vez efectuada la revisión de que dicha necesidad se encuentre incluida en el Plan de Acción Especifico de la Calamidad Pública / Urgencia Manifiesta.
2. Determinar la idoneidad del contratista. De manera obligatoria en los estudios previos deberá reflejarse el análisis por el cual se determinó que la persona natural o jurídica que celebrará el contrato, cumple con la idoneidad, experiencia y capacidad jurídica, operacional y financiera a efectos de llevar a cabo el cumplimiento del contrato que se pretende celebrar.
3. Verificar que el valor de los bienes, servicios u obras a contratar se encuentran dentro de los precios del mercado para el momento de la suscripción del contrato, para ello se deberá realizar el análisis del mercado correspondiente.
4. Los estudios y documentos previos debidamente firmados por los responsables de acuerdo a la delegación dispuesta en el numeral 1.11.2 del Decreto 448 de 2016 (Manual de Contratación), deberán ser enviados al Departamento Administrativo de Contratación atendiendo la Circular No. 020 del 24 de marzo de 2020 y Circular No. 024 del 06 de abril de 2020, con mínimo un día de antelación a la fecha de la posible suscripción del contrato a fin de que los profesionales del Departamento Administrativo de Contratación procedan a realizar su revisión en ese término.
5. Una vez aprobados los documentos, se procederá a la creación del contrato en la plataforma SECOP II, por parte del Abogado a cargo del proceso en el Departamento Administrativo de Contratación, y a la respectiva revisión y firma por parte de la Subdirectora máximo en un día hábil; se recuerda que los contratistas deben estar registrados previamente en el SECOP 2.
6. Una vez suscrito el contrato por parte de la Subdirectora, se deberá remitir de manera inmediata, junto con el acto administrativo que declaro la urgencia y/ o calamidad y de los antecedentes administrativos a que haya lugar, y los documentos y los estudios previos,  a los entes de control pertinentes, a efectos de cumplir con lo dispuesto en el artículo 42 y 43 de la ley 80 de 1993.
7. El equipo de publicaciones del Departamento Administrativo de Contratación, una vez publicado el contrato junto con su documentación, deberá remitir el link de publicación a Secretaría de Tics, Innovación y Gobierno Abierto, a fin de que alimente la página web de la entidad, dando a conocer a la ciudadanía y demás grupos de interés lo correspondiente, conforme al formato dispuesto para tal fin.

PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN:

1. Desde el momento de la suscripción del contrato, la secretaría o dependencia que ejerce la supervisión deberá tramitar de manera INMEDIATA lo correspondiente a la solicitud de registro de compromiso. En este orden, la Subsecretaría de presupuesto tendrá máximo un día hábil a efectos de expedir los registros presupuestales correspondientes, una vez recibida la solicitud a los contratos derivados de urgencia manifiesta y/o calamidad
2. La supervisión llevará a cabo el seguimiento al cumplimiento de los requisitos de legalización, asegurándose que deban cumplirse a mas tardar dentro de los dos días siguientes a la celebración del contrato y deberá remitir el expediente contractual al área de legalización del Departamento Administrativo de Contratación dentro de los dos días en que deban cumplirse los requisitos de legalización.
3. Una vez los profesionales a cargo de la legalización reciban el expediente contractual, deberán dar tramite a su legalización de manera INMEDITA a su radicación.
4. El equipo de publicaciones del Departamento Administrativo de Contratación, una vez publicado lo referente al trámite de legalización, deberá remitir los links de publicación a Secretaría de Tics, Innovación y Gobierno Abierto a fin de que alimente la página web de la entidad, dando a conocer a la ciudadanía y demás grupos de interés lo correspondiente, conforme al formato dispuesto para tal fin.

ETAPA CONTRACTUAL:La supervisión designada deberá:

1. Realizar un seguimiento, verificación y control riguroso sobre la ejecución del contrato de forma diligente y oportuna, de tal manera que deberá presentar informes sobre las actuaciones surtidas bajo su supervisión que evidencien el cumplimiento del contratista. Lo anterior en atención a lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 4 y numeral 1º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y demás normas que lo adicionen o modifiquen, así como lo dispuesto en el manual de contratación de la entidad.
2. Reportar inmediatamente el estado de cada contrato conforme a los avances presentados y/o una vez se cumplan los términos pactados con los informes de supervisión respectivos, ante el Departamento Administrativo de Contratación. Una vez publicados los informes, el equipo de publicaciones del Departamento Administrativo de Contratación deberá remitir los links de publicación a Secretaría de Tics, Innovación y Gobierno Abierto a fin de que alimente la página web de la entidad, dando a conocer a la ciudadanía y demás grupos de interés lo correspondiente, en el formato dispuesto para tal fin.

 ETAPA POSTCONTRACTUAL: La supervisión designada deberá:

1. Suscribir la respectiva acta de liquidación, certificación de cumplimiento y/o acta de recibo a satisfacción, según corresponda, de manera inmediata una vez cumplidas las ejecuciones parciales si es el caso o una vez terminado el plazo de ejecución del contrato y reportar la misma al Departamento Administrativo de Contratación. El equipo de publicaciones del Departamento Administrativo de Contratación, deberá remitir los links de publicación a Secretaría de Tics, Innovación y Gobierno Abierto a fin de que alimente la página web de la entidad, dando a conocer lo pertinente a la ciudadanía y demás grupos de interés, en el formato dispuesto para tal fin.

Para dar cumplimiento a lo anterior, se insta a los abogados colaboradores del Departamento Administrativo de Contratación y a los abogados de las diferentes dependencias de la Gobernación de Nariño a que manejen tableros de control para dar cumplimiento estricto a lo aquí dispuesto. El cumplimiento de lo anterior es INDISPENSABLE a fin de poner en conocimiento de la Ciudadanía, y entes de control, toda la información y documentación correspondiente a los contratos derivados de urgencia manifiesta de manera oportuna y precisa.

Se recuerda a los secretarios de despacho, subsecretarios, directores y jefes de dependencia, que la contratación directa derivada de la declaración de urgencia manifiesta, debe estar orientada al cumplimiento de los fines de la contratación estatal, la continua y eficiente prestación de servicios públicos, y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos fines ( art 3 de la ley 80 de 1993); por lo anterior, todas sus actuaciones deben basarse en el principio de responsabilidad, estando obligados no solamente a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, sino a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados (art 26 de la ley 80 de 1993).

Para lo anterior, se insta a la Oficina de Control Interno a estar al tanto del seguimiento y cumplimiento de las directrices aquí impartidas, realizando una auditoria periódica a las actividades desarrollas en virtud de los contratos derivados de la urgencia manifiesta en sus diferentes etapas.

KAREN LIZBETH LIMA ROSERO

Directora Departamento Administrativo de Contratación

Gobernación de Nariño