CIRCULAR No. 009-2020 ACTUALIZACIÓN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2020

CIRCULAR No. 009-2020

PARA:            SECRETARIOS, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA, USUARIOS PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

DE:                 SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA

ASUNTO:       ACTUALIZACIÓN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2020

FECHA:          3 DE ABRIL DE 2020

Es deber de la Gobernación de Nariño dar cumplimiento al proceso relacionado con el plan anual de adquisiciones, su registro, actualización y seguimiento en el sistema SECOP II, plataforma única del estado en la que se adelanta la contratación pública a partir del 1 de abril de 2020. Según marco normativo Decretos 1510 de 2013, 1581 y 1582 de 2015, Circular externa única de Colombia compra eficiente.

Por lo anterior, es necesario que todas las dependencias realicen la actualización del plan anual de adquisiciones vigencia 2020, con los bienes, servicios y obra pública, que serán objeto de contratación durante el presente año, en la aplicación “Plan Anual de Adquisiciones” que se encuentra disponible en la Intranet de la Gobernación de Nariño, siguiendo las siguientes instrucciones:

• Aunque el plan de adquisiciones se debe elaborar por parte del equipo de trabajo de cada dependencia, es necesario que se tenga un único usuario, que será el responsable del registro de la información en el software. Se recomienda que sea un funcionario de planta designado por el jefe de la dependencia, de no ser posible será de contrato.

• Se enviará el listado de usuarios actuales por dependencia, con el fin de que sea confirmado o se designe el nuevo responsable para la creación de usuario, con plazo hasta el 15 de Abril de 2020 para recibir esta información en los correos diegoortiz@narino.gov.coy patriciamartinez@narino.gov.co.

• Se dará instrucciones sobre el manejo de la aplicación a los usuarios responsables, lo cual se acordará de manera directa a través de correo electrónico.

• El plazo máximo para actualización del plan de adquisiciones será hasta el 30 de abril de 2020, fecha en la cual la aplicación será cerrada y se procederá con el cargue de la información en el sistema de contratación SECOP II.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos

1. Registrar únicamente los procesos contractuales que serán llevados a cabo directamente por la dependencia. NO se ingresan aquellos que realizan otras dependencias, aunque se aporte recursos para la contratación, como es el caso de aquellas realizadas por Secretaría General, Secretaría TIC y Oficina de Prensa.

Sin embargo, que solicita informar el valor a aportar, a los responsables de los procesos, para que éstos a su vez consoliden la información para el plan de adquisiciones.

2. El plan anual de adquisiciones debe estar muy aproximado a la contratación que se realizará durante el año, ya que los ítems que no se encuentren allí registrados no podrán ser contratados e implicará realizar constantes modificaciones en el sistema SECOP II (lo que no es conveniente para la entidad por ser evaluada con deficiencia en la planeación)

3. Los ítems del plan de adquisiciones, deben registrarse detallando cada objeto de contratación. NO se debe registrar proyectos de manera global o agrupación de varios objetos contractuales, esto llevará a realizar modificaciones posteriores en el sistema.

4. Cuando se requiera realizar la contratación sobre un objeto que no fue registrado en el plan de adquisiciones, las dependencias deben solicitar oportunamente la actualización a los correos electrónicos diegoortiz@narino.gov.coy patriciamartinez@narino.gov.co. Se procederá a dar acceso al usuario responsable para que sea realizado el cargue de información en el sistema y de esta manera el Departamento administrativo de contratación procederá con el proceso de contratación

Original firmado

DIEGO NIXON ORTIZ LOPEZ

Subsecretario Administrativo

Gobernación de Nariño

Descargue: Circular No. 009-2020

                    Usuarios Plan de adquisiciones por dependencia