CIRCULAR No. 28
PARA: Secretarios, Subsecretarios, Directores, Jefes de Oficina, Usuarios plan de adquisiciones y encargados de procesos contractuales
DE: Departamento Administrativo de Contratación y Subsecretaría Administrativa
ASUNTO: Plan anual de adquisiciones 2020 y Procesos contractuales
FECHA: 15 de mayo de 2020
Teniendo en cuenta que la Gobernación de Nariño ya se encuentra en uso total del sistema SECOP II para la gestión de los procesos contractuales, es necesario recalcar que toda contratación se encuentra directamente relacionada con los ítems registrados por cada dependencia en el plan anual de adquisiciones, y que no es posible registrar procesos contractuales en SECOP II si el objeto del mismo no se encuentra incluido en el plan de adquisiciones lo cual es verificado a través del código de clasificación de Naciones Unidas.
Se recomienda tener en cuenta las siguientes observaciones para que los procesos de contratación no tengan contratiempos y retrasos:
- Se debe coordinar en cada dependencia la elaboración de plan de adquisiciones, que se ajuste a la realidad de lo que se va a contratar durante la vigencia, y que el código de clasificación de Naciones Unidas sea coherente y corresponda al objeto contractual. El plan debe ser de conocimiento de todos los funcionarios que intervienen en su ejecución y de quienes gestionan los procesos contractuales.
- El plan de adquisiciones debe ser una herramienta fundamental para los directivos y funcionarios que estructuran las contrataciones en cada dependencia, ya que de ahí deben tomarse los ítems a contratar y de esta manera relacionar el código de clasificación de Naciones Unidas en los estudios previos de cada proceso contractual.
- Cuando un bien, servicio u obra que se requiera contratar, no se encuentre registrado en el plan anual de adquisiciones, el usuario de la dependencia responsable del registro del plan de adquisiciones, debe solicitar acceso al software (a los correos patriciamartinez@narino.gov.coy diegoortiz@narino.gov.co) para realizar la actualización y de igual manera se procederá con el registro de la misma información en la plataforma SECOP II. Así, se tendrá el plan de adquisiciones actualizado y disponible para adelantar el proceso contractual.
- Al registrar o actualizar el plan de adquisiciones, en la MODALIDAD DE CONTRATACIÓN, es necesario tener cuenta los montos límites establecidos para cada vigencia, y de esta manera escoger la modalidad correcta.
Vigencia 2020:
Límite de contratación Menor Cuantía: $ 877.803.000,oo
Límite de contratación Mínima Cuantía: $ 87.780.300,oo
5. No es recomendable realizar actualizaciones permanentes al plan anual de adquisiciones en SECOP II, por lo tanto, es indispensable una planeación completa y eficiente en cada dependencia, donde las modificaciones al plan anual sean por casos excepcionales.
6.Con el fin de que las dependencias tengan la oportunidad de complementar y ajustar el plan anual de adquisiciones, y teniendo en cuenta las constantes actualizaciones individuales que se ha realizado en los últimos días, se dará acceso al software hasta el día 22 de mayo de 2020.
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FRIMADO
KAREN LIMA ROSERO DIEGO NIXON ORTIZ LOPEZ
Directora Departamento Admin. De Contratación Subsecretario Administrativo.
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