CIRCULAR No 20-2020
DE: Directora Departamento Administrativo de Contratación.
PARA: Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Directores de dependencia, funcionarios colaboradores de la Gobernación de Nariño y público en general.
ASUNTO: Trámite para radicación de contratos, legalización, liquidación, expedición de certificaciones y demás documentación relacionado con la contratación
Fecha: 24 de marzo de 2020.
En atención a los lineamientos establecidos en el Decreto 457 de 2020, por medio del cual se ordenó la medida de aislamiento preventivo obligatorio en todo el territorio colombiano, con ocasión de los sucesos presentados por la pandemia de CORONAVIRUS – COVID 19, el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN – DAC ha establecido las siguientes pautas, con el fin de dar continuidad al procedimiento de radicación, legalización, liquidación, expedición de certificaciones y demás documentación relacionado con la contratación:
A. INSTRUCTIVO PARA LA RADICACIÓN DE CONTRATOS
Los Secretarios, Asesores, Jefes, Directores y/o el Gestor del PAP – PDA Realizaran las siguientes actividades:
a) Elaboración, suscripción y expedición de los estudios previos, estudios del sector, estudios de mercado y matriz de riesgos y proyección de la minuta contractual.
b) Solicitud de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP y Certificado de Disponibilidad de Recursos, mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un gasto determinado.
c)Solicitud del Certificado de Registro Presupuestal – CRP, documento que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos y afecta en forma definitiva el CDP.
Así las cosas, el paso a paso será el siguiente.
- Solicitud de disponibilidad presupuestal a la secretaria de hacienda al correo electrónico presupuestopagovirtual@narino.gov.co
- Una vez se cuente con cdp enviar los documentos contentivos en el literal a), al correo electrónico contratacion@narino.gov.cocon copia a karenlima@narino.gov.coy con copia a carolinasalas@narino.gov.co
- Revisados por los abogados del DAC se remitirá para la revisión y firma de la subdirección de contratación al correo electrónico sylviarengifo@narino.gov.co.
- Una vez firmado por la subdirección y numerado por la secretaria de DAC será remitido a la secretaría que generó la necesidad para que realice el proceso de firma por parte del contratista y envié a secretaría de hacienda el documento firmado para la expedición de registro presupuestal.
- Una vez expedidos el registro presupuestal junto con los demás requisitos de legalización será enviado al correo hermelguerrero@narino.gov.co para proceder a legalizar. (Ver punto B)
- El abogado del DAC encargado de legalizaciones a su vez remite el certificado de legalización para la firma de la subdirección o dirección, donde quedara legalizado y posteriormente la subdirección o dirección remitirá a publicación al correo magdadelgado@narino.gov.co.
B. INSTRUCTIVO PARA LA LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS
El trámite de legalización se dará vía electrónica, para lo cual, el abogado responsable de cada uno de los contratos deberá enviar al correo electrónico hermelguerrero@narino.gov.co en UN SOLO PDF, el archivo completo con todos los soportes y documentos que se encuentran en la lista de chequeo, debidamente ORDENADOS, FOLIADOS Y FIRMADOS (firma electrónica o física, lo que a su conveniencia quede más fácil).
Debe tenerse en cuenta que, en el ASUNTO DEL CORREO electrónico, debe ir: número contrato, nombre completo del contratista y la Secretaría y/o dependencia responsable.
- Si la documentación se encuentra completa y no existen correcciones, se procederá a legalizar el correspondiente contrato y póliza (en caso de que se cuente con ella), para lo cual la directora o subdirectora firmarán digitalmente el certificado de legalización, el cual posteriormente será enviado al abogado responsable.
En el evento en que los contratos presenten correcciones, las mismas se enviarán vía correo electrónico al abogado responsable que remitió la documentación contractual, para que se efectúen las correcciones a que haya lugar.
Ahora bien, en cuanto a los documentos contractuales radicados físicamente en la oficina de legalizaciones del DAC, se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Se dará trámite a toda la documentación que fue radicada sin excepción.
2 Las correcciones que no fueron aportadas oportunamente de manera física, deben ser enviadas vía correo electrónico al abogado de legalizaciones hermelguerrero@narino.gov.coque remitió las mismas, con el fin de dar trámite al proceso de legalización. En el evento en que las inconsistencias persistan, se remitirán las correcciones por ese mismo medio, propendiendo por facilitar el proceso.
C. INSTRUCTIVO PARA LA LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS
El trámite de liquidación se hará por vía electrónica, para lo cual se ha dispuesto del siguiente procedimiento, teniendo en cuenta lo pertinente del manual de contratación (decreto 448 de 2016) y el manual de funciones (decreto 804 de 2016):
1. Se remitirá la proyección del acta de liquidación acompañado de los siguientes documentos:
* Copia de certificados de egreso
* Todos los documentos soportes de ejecución en archivo pdf.
* Informe de supervisión
* si es posible copia del contrato o convenio a liquidar
– Toda proyección de acta de liquidación debe ir acompañada de los datos del profesional que proyecto la misma, para efectos de remitir las correcciones de cada caso. Los datos que deben acompañar son:
* Nombre completo de quien proyecto y del secretario, director o jefe de dependencia que debe firmar el acta
*Correo electrónico
*Número de Celular
– Si existen actas de liquidación que se encuentran listas para la suscripción, se remitirá para los fines pertinentes, la cual deberá volver con firmas escaneada o en su defecto con firma electrónica.
– Se remitirá de igual manera, las certificaciones finales de cumplimiento de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión o profesionales, igualmente con todos los datos solicitados de quien proyecto.
– Todo lo anterior se podrá remitir al correo dianacardenas@narino.gov.co
D. INSTRUCTIVO PARA PARA EL TRAMITE DE CERTIFICADOS DE CONTRATOS
Tramitar las solicitudes de Certificaciones vía correo electrónico a juancarlosangulo@narino.gov.co, bajo los siguientes pasos:
– Solicitud de certificación. Nombres completos, numero de cedula, vigencias, número de contrato.
– El pago de las estampillas podrá ser sustituido por una carta de autorización debidamente firmada de descuesto de estampillas prodesarrollo, procultura y udenar en el próximo pago ( tener en cuenta en cuenta la circular emitida del 24 de marzo de la Secretaría de Hacienda)
– Correo electrónico para el respectivo envió al solicitante
-Se remite para firma de la Directora o Subdirectora según el caso
– Una vez cumpla con las anteriores condiciones se remite por correo electrónico del peticionario.
Nota:
– Cabe aclarar que, una vez superada la situación de emergencia sanitaria se deberán remitir la documentación generada de manera física al DAC con sus firmas en original y que este procedimiento únicamente se utilizará durante el término de la emergencia
KAREN LIZBETH LIMA ROSERO
Directora Departamento Administrativo de Contratación
Gobernación de Nariño
