CIRCULAR No. 042 de 2020.
DE: DIRECTORA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN
PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES DE DEPENDENCIA, FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS Y COLABORADORES DE LA GOBERNACIÓN DE NARIÑO
ASUNTO: RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
FECHA: 01 DE DICIEMBRE DE 2020
En cumplimiento de las funciones a cargo del Departamento Administrativo de Contratación contenidas en el artículo 2 del Decreto 1077 de 2012, y considerando que las entidades públicas, en virtud del principio de planeación, están obligadas a la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos antes de iniciar un procedimiento de selección, mediante la presente circular se imparten recomendaciones a fin de lograr una eficiente gestión contractual, atendiendo las orientaciones y directrices emanadas de los diferentes entes de control y especialmente de la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, de la siguiente manera:
- APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN EN LA FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS:
El principio de planeación impone la obligación al Departamento de adelantar la contratación requerida conforme a las necesidades y prioridades que demanda el interés público, previamente estudiadas y presupuestadas con la debida antelación, de tal manera que el proceso de contratación debe ser el resultado de un estudio juicioso de planeación, identificación de necesidades y medios para satisfacerlas y no el resultado de la imprevisión y la improvisación.
En tal virtud, el deber de planeación, como lamanifestación de los principios fundamentales de la función pública, tiene por finalidad asegurar que todo proyecto esté precedido de los estudios de orden técnico, financiero y jurídico requeridos para determinar su viabilidad económica y técnica, que permita utilizar los recursos públicos de la manera más adecuada.
Bajo estos presupuestos, es necesario que las secretarías y dependencias de la Gobernación de Nariño inviertan tiempo en determinar sus necesidades, analicen los mecanismos más idóneos para satisfacerlas y las condiciones en las cuales realizarán las contrataciones requeridas, todo ello dentro del marco legal, a fin de obtener bienes, servicios y obras de primera calidad, de forma oportuna y con eficiencia en el gasto público.
El buen desarrollo de la gestión contractual en aplicación al principio de planeación incide en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales que le son asignadas al Departamento y en la inversión y correcto manejo de los recursos públicos.
2. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS:
Entre muchos otros aspectos relevantes, los estudios previos como soporte del proceso de contratación, deben contener como mínimo los siguientes elementos:
2.1 La descripción de la necesidad que el Departamento pretende satisfacer con la celebración del respectivo contrato.En este análisis deberán concretarse, entre otros, los siguientes aspectos: • La necesidad de la entidad. • Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado. • Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Adquisiciones • Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
2.2 El objeto a contratar, con sus especificaciones, calidades, cantidades y demás característicasque puedan o deban reunir los bienes, las obras o los servicios. Para lo cual se deberá tener en cuentasu vida útil, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
2.3 Los códigos que identifican los bienes o servicios de las Naciones Unidas. Lo anterior dentro del clasificador correspondiente, así como la clasificación en el Registro Único de Proponentes que debe acreditar el interesado (cuando aplique)
2.4 Las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
2.5 La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja
2.6 El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.De acuerdo con la naturaleza de la contratación y los lineamientos presupuestales del Departamento, para lo cual se deberá incluir la forma como se calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.
2.7 Estudio de mercado o análisis económico del valor del contrato. Comprende la realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado, que pueden ser consultados a través de mecanismos como: a. Solicitud de cotizaciones. b. Consulta de bases de datos especializadas. c. Análisis de consumos y precios históricos. Asimismo, involucra el análisis de las variables consideradas para calcular el presupuesto oficial o valor del contrato.
2.8 La disponibilidad de recursos con la que cuenta el Departamento, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato;
2.9 El Plazo de ejecución del contrato. Estimación del término en el que el contratista dará cumplimiento al objeto y obligaciones pactadas, se deberá tener en cuenta los tiempos administrativos para el perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato, así como el principio de anualidad presupuestal y el Plan Anual de Caja (PAC). El plazo que se determine para la ejecución del contrato, debe ir en concordancia con su naturaleza (de ejecución instantánea o de tracto sucesivo) y con la forma de pago del bien o servicio.
2.10 Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.Definición del procedimiento de selección que deberá aplicarse, de acuerdo con la naturaleza, cuantía o condiciones especiales de la contratación y la normatividad vigente, para lo cual se deberá indicar las condiciones para participar en los procesos de selección, entendidos como los requisitos habilitantes (capacidad jurídica, capacidad técnica, capacidad financiera, experiencia entre otros) y factores de ponderación, atendiendo los lineamientos establecidos para cada modalidad de selección del contratista.
2.11 El análisis, estimación, tipificación y distribución de riesgos.Se deberá indicar la tipificación, estimación y asignación de los eventos o riesgos que pueda alterar el equilibrio económico y la ejecución contractual. Este estudio debe efectuarse en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto por el decreto 1082 de 2015.
2.12 Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación. Se determinará el monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las disposiciones legales.
1.1 La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.
Lo anterior sin perjuicio de los elementos que corresponda a cada modalidad de contratación en armonía con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1105 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás normas complementarias.
Por lo anterior se recomienda a los profesionales encargados de la elaboración de estudios y documentos previos, la revisión de los manuales y guías puestos a disposición por Colombia Compra Eficiente, los cuales pueden ser consultados a través del siguiente link:
https://www.colombiacompra.gov.co/colombia-compra/normativ
2. RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS
Se recuerda a los secretarios de despacho, subsecretarios, directores y jefes de dependencia, que la actividad contractual del Departamento, debe estar orientada al cumplimiento de los fines de la contratación estatal, la continua y eficiente prestación de servicios públicos, y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos fines (art 3 de la ley 80 de 1993); por lo anterior, todas sus actuaciones deben basarse en el principio de responsabilidad, estando obligados no solamente a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, sino a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados (art 26 de la ley 80 de 1993).
Las anteriores recomendaciones se emiten a fin de facilitar el trabajo de los ordenadores de gasto y de los profesionales que participan en el proceso de contratación, así como evitar prácticas indebidas, revocatoria de los actos administrativos de apertura de las convocatorias, declaratoria de desierto de los procesos y evitar inconvenientes en la ejecución de los contratos estatales.
Por último se recuerda que todos los estudios y documentos previos, así como los actos surtidos en la etapa de ejecución que deban adelantarse por tramite del Departamento Administrativo de Contratación, deben radicarse debidamente firmados por los responsables, de acuerdo a la delegación dispuesta en el numeral 1.11.2 del Decreto 448 de 2016 (Manual de Contratación) y cumpliendo con toda la documentación requerida de conformidad con las listas de chequeo dispuestas para tal efecto, so pena de NO iniciar el trámite de revisión por parte del profesional asignado para el asunto, así la cosas, deberán ser enviados al Departamento Administrativo de Contratación con mínimo cinco (05) días de antelación a la fecha probable de suscripción del contrato o convenio o publicación del proceso de selección.
ORIGINAL FIRMADO
KAREN LIZBETH LIMA ROSERO
Directora Departamento Administrativo de Contratación
Gobernación de Nariño
