CIRCULAR 031-2021 DAC

CIRCULAR No. 031 de 2021.

En cumplimiento de las funciones a cargo del Departamento Administrativo de Contratación contenidas en el artículo 2 del Decreto 1077 de 2012, y en observación a lo señalado en el Decreto 310 de 2021, la circular 004 -2021 del 21 de septiembre de 2021 expedida por CCE, por medio de la cual se establecen las directrices para la escogencia del mecanismo para adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes por parte de entidades estatales, esta dependencia procede a fijar los lineamientos para acoger las instrucciones impartidas por la Agencia Nacional De Contratación Pública:

ACUERDOS MARCO DE PRECIOS:

1. En atención al Decreto 310 de 2021 y la Circular Externa No. 004 -2021, el Departamento de Nariño se encuentra obligado en primera medida a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes de Común Utilización a través de los Acuerdos Marco de Precios previamente celebrados por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente, salvo que exista la respectiva justificación técnica, económica y/o jurídica.
2. En razón de lo anterior, las dependencias que requieran dar inicio a un proceso de selección para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes de Común Utilización, deberán previamente a su radicación ante el Departamento Administrativo de Contratación:

• Verificar la existencia y vigencia de un Acuerdo Marco de Precios para el bien o servicio requerido, ingresando a la página Web de Colombia Compra Eficiente en alguno de los siguientes links:

https://www.colombiacompra.gov.co/content/tienda-virtual.

https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/acuerdos-marco

• Identificar el Acuerdo Marco de Precios señalando como mínimo el link para su consulta.

• Verificar como mínimo si el Acuerdo Marco de Precios vigente cumple con las condiciones técnicas, económicas, plazos y lugar de entrega del bien y servicio requerido.

I.En caso de que el Acuerdo Marco de Precios cumpla con lo requerido por el Departamento, se deberá radicar en el DAC lo siguiente:

1. CDP que ampara la contratación
2. Estudios previos
3. Estudio del mercado y análisis de costos el cual deberá ser avalado por el Grupo de Análisis de Costos y Razonabilidad Financiera de Contratación conformado para tal fin.
4. Simuladores de cotización los cuales se deben descargar por la plataforma TVEC

II.En caso de no acoger la adquisición del bien o servicio mediante el Acuerdo Marco de Precios vigente, se deberá señalar la conveniencia del Departamento y la respectiva justificación técnica, económica y/o jurídica.

III.Cuando no exista un Acuerdo Marco de Precios para el bien o servicio requerido,las dependencias donde se genera la necesidad de contratación:

• Podránsolicitar la estructuración de un nuevo Acuerdo Marco de Precios que incluya tales bienes y/o servicios. Para el efecto, se deberá elevar petición dirigida a la Subdirección de Negocios de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-.
• Una vez realizado lo anterior, la Agencia, procederá conforme lo establecido por el Artículo 2.2.1.2.1.2.8. del Decreto 1082 de 2015.

O en su defecto

• Deberán estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva frente a la subasta inversa o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios con la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente- para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del Proceso de Selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías.

El estudio mencionado deberá dar cuenta de la forma en que laEntidad Estatal garantiza los principios y objetivos del sistema de compras, contratación pública, los postulados de la función administrativa y de la gestión fiscal. Este estudio deberá consignarse expresamente en los documentos del Proceso de Selección y se deberá garantizar su oportuna publicidad a través del SECOP.

IV.Aun existiendo un Acuerdo Marco de Precios:

Las entidades estatales podrán acudir a las bolsas de productos, siempre que a través de este mecanismo se obtengan precios inferiores al promedio de los valores finales de las operaciones secundarias materializadas con  ocasión de las órdenes de compra colocadas por las Entidades  compradoras a través de la Tienda Virtual del Estado, administrada por la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- durante los últimos seis (6) meses, incluyendo los costos generados por concepto de comisionistas de bolsa y gastos de operación de qué trata el artículo 2.2.1.2.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015.

Estas adquisiciones, no podrán desmejorar las condiciones técnicas y de calidad definidas para los bienes y servicios que conforman los catálogos de los acuerdos marco de precios de la Agencia Nacional de Contratación Pública como ente rector en la materia o quien haga sus veces.

BOLSA DE PRODUCTOS:

En caso de optar por la utilización del mecanismo de compra pública a través de Bolsa de Productos, la dependencia donde se genera la necesidad, deberá determinar, que la utilización de este resulta más ventajosa, analizando si su uso implica erogaciones adicionales por concepto de costos indirectos asociados a éste (V.gr: contrato de comisión, garantías líquidas, tarifas administrativas, compensaciones y liquidaciones o la denominación que se le diere a los costos generados por la utilización del mecanismo).

Se deberá adicionalmente analizar si la utilización del mecanismo de Bolsa resulta más ventajoso, dada la exigencia de eventuales garantías adicionales a las contenidas en la norma en cita (o la que haga sus veces). Lo anterior, procurando facilitar la más amplia posibilidad de oferentes participantes y la disminución de costos de la contratación.

GENERALIDADES DE LOS MECANISMOS DE SELECCIÓN:

La dependencia debe comparar los plazos correspondientes de cada uno de los mecanismos de selección de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización ( esto es subasta, bolsa, acuerdo marco o mínima cuantía) con el fin de determinar cuál de ellos representa la mejor opción para satisfacer la necesidad teniendo en cuenta:

1. La celeridad en el perfeccionamiento del contrato; 
2. El número de profesionales o funcionarios que participan en el proceso de contratación; y
3. La carga administrativa y la consecuente optimización en trámites internos en la elaboración de los documentos previos y del proceso de selección. 

NOTA 1: El estudio del mercado y análisis de costos siempre deberá ser avalado por el Grupo de Análisis de Costos y Razonabilidad Financiera de Contratación conformado para tal fin.El estudio mencionado deberá consignarse expresamente en los documentos del proceso de selección, para lo cual se anexan a la presente: (I) modelo de certificación de verificación de acuerdos marco, Bolsa de productos y viabilidad de modalidad de Selección Abreviada por Subasta Inversa y/o Mínima Cuantía.(ii) listas de chequeo actualizadas para la modalidad de Mínima Cuantía y selección Abreviada por Subasta Inversa.

NOTA 2: Si la entidad evidencia que el Acuerdo Marco de Precios vigente satisface su requerimiento, se encontrará en la obligación de utilizarlo y efectuar la adquisición de dicho bien o servicio a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

NOTA 3: En el boletín de precios, la Agencia señalará los plazos en los que en cada Acuerdo Marco de Precios se perfecciona la orden de compra.

files/DAC/DAC 2021/CERTIFICADO_DE_VERIFICACIN.docx

files/DAC/DAC 2021/LISTAS_DE_CHEQUEO.docx

ORIGINAL FIRMADO

KAREN LIZBETH LIMA ROSERO

Directora DAC