CIRCULAR No. 19– 2021.
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PARA: |
SECRETARIOS, SUBSECRETARIOS, ASESORES, JEFES, DIRECTORES Y/O GESTOR DEL PAP – PDA, FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS ENCARGADOS DEL TRÁMITE DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE NARIÑO.
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DE: |
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN-
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ASUNTO: |
LISTAS DE CHEQUEO Y FORMATO PARA EL REGISTRO DE LAS PROPUESTAS PRESENTADAS DENTRO DE LOS PROCESOS DE MÍNIMA, MENOR Y MAYOR CUANTÍA.
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FECHA: |
18 de junio de 2021. |
En virtud de las funciones establecidas en el numeral 1.11.1 del Decreto 448 de 2016 por medio del cual se actualiza el Manual de Contratación del Departamento de Nariño y el artículo 2° del Decreto Departamental 1077 del 21 de septiembre de 2012, en observancia de lo señalado en el Decreto No. 225 de 2020 mediante la cual se modifican unos cargos en la Planta de personal de la Gobernación de Nariño, la Resolución No. 087 de 2020 mediante la cual se conforma el Grupo de Análisis de Costos y Razonabilidad Financiera de Contratación en la Gobernación de Nariño, y con el fin de hacer más ágil, eficiente y eficaz la gestión contractual, procede a publicar las siguientes listas de chequeo:
- Lista de Chequeo Contratos Derivados de los Procesos de Menor y Mayor Cuantía
- Lista de ChequeoContratos Derivados De Los Procesos De Mínima Y Subasta
- Lista de Chequeo Contratos celebrados en virtud de la declaratoria de urgencia manifiesta
- Lista de Chequeo Contratos y Convenios Interadministrativos
- Lista de ChequeoContrato De Prestación De Servicios Profesionales, De Apoyo A La Gestión Y Servicios Artísticos
- Lista de Chequeo Contratos de Arrendamiento
- Lista de Chequeo Contratos de Comodato
- Lista de Chequeo Contratos de Compraventa de Bienes Inmuebles
- Lista de Chequeo Convenios de Cooperación y Asociación con Entidades Privadas Sin Ánimo De Lucro
- Lista de Chequeo Aprobación de Garantías Según Acta de Inicio
- Lista de Chequeo Aprobación de Garantías Según Acta de Reinicio
- Lista de Chequeo Modificatorios en Valor y en Tiempo
De igual manera se informa que para la radicación, legalización y archivo de los procesos se deberán observar las siguientes directrices:
RADICACIÓN:
a. Todos los procesos (documentos previos) deberán radicarse por parte de la Dependencia encargada a través de medio electrónico al correo procesosdecontratacion@narino.gov.coy en el orden establecido en la lista de chequeo.
b.Todos los procesos contractuales radicados en el Departamento Administrativo de Contratación deberán contar con una lista de chequeo debidamente diligenciada indicando el nombre del responsable del proceso por parte de la Dependencia.
c.La lista de chequeo según corresponda, deberá ser anexada en la parte inicial del expediente contractual, ello con el fin de: realizar la radicación del proceso en el DAC, realizar la verificación previa de existencia documental, realizar la revisión jurídica del proceso, publicar el proceso en SECOP y finalmente adelantar el proceso de legalización.
d.Teniendo en cuenta que a partir del 1 de abril de 2020 la Gobernación de Nariño adelanta los procesos contractuales a través del Sistema Electrónico de Contratación Publica SECOP II, los expedientes que se manejan a partir de la fecha son híbridos[1], por lo cual todos aquellos documentos generados por la Entidad por fuera de plataforma SECOP II deberán ser entregados en el Archivo, en una carpeta corriente, debidamente foliadas tamaño oficio, sin marbete, con gancho plástico y debidamente rotuladas
De igual forma se anexa a la presente circular el siguiente formato:
13.Formato deidentificación de propuestas presentadas dentro de los procesos de mínima, menor y mayor cuantía
NOTA:Este formato es parte del expediente contractual, por lo cual deberá anexarse al mismo debidamente diligenciado, tal y como lo mencionan las listas de Chequeo de los Contratos Derivados de los Procesos de Menor y Mayor Cuantía y de los procesos de Mínima y Subasta.
LEGALIZACIÓN Y ARCHIVO:
a.Los documentos para legalización deben entregarse:
- En medio electrónico al correo legalizaciondecontratos@narino.gov.coy
- En medio físico debidamente foliados encarpetacorriente,tamañooficio,sinmarbete,conganchoplásticoysinmarcar (Para Legalización y archivo).
b.Los documentos de legalización deberán entregarse en el orden establecido en la lista de chequeo.
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/1__PROCESOS_DE_MENOR_Y_MAYOR_CUANTA.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/2__PROCESOS_DE_MINIMA_Y_SUBASTA.docx.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/3__CONTRATOS_URGENCIA_MANIFIESTA.docx.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/4__CONTRATOS_Y_CONVENIOS_INTERADMINISTRATIVOS.docx.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/6__CONTRATOS_DE_ARRENDAMIENTO.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/7__CONTRATO_DE_COMODATO.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/8__CONTRATOS_DE_COMPRAVENTA_DE_BIENES_INMUEBLES.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/9__CONVENIOS_COOPERACIN_Y_ASOCIACIN.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/10__APROBACIN_GARANTAS_SEGN_ACTA_DE_INICIO.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/11__APROBACIN_DE_GARANTIAS_ACTA_DE_REINICIO.pdf
/files/DAC/DAC 2021/cir 19/12__MODIFICATORIOS_EN_VALOR_Y_EN_TIEMPO.pdf
Original Firmado
KAREN LIZBETH LIMA ROSERO
Directora Departamento Administrativo de Contratación
[1] Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.
