PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS GOBERNACIÓN DE NARIÑO
DE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN
ASUNTO: RELACIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS SIN RADICACIÓN DE DOCUMENTOS DE LEGALIZACIÓN VIGENCIA 2024
FECHA: NOVIEMBRE 12 DE 2024
De conformidad con las funciones establecidas en el numeral 6.1.5 del Decreto 309 de 2021, Manual de Contratación del Departamento de Nariño y en aras de minimizar la materialización de los riesgos identificados en las diferentes auditorias realizadas a la etapa contractual, el Departamento Administrativo de Contratación informa que una vez revisada la base de datos de legalizaciones de la vigencia 2024, encontró que existen contratos y convenios celebrados que no cuentan con la radicación de los documentos requeridos para iniciar el trámite de legalización correspondiente; en ese entendido, es necesario reiterar que la legalización del contrato y/o convenio se cumple con las formalidades concretas luego de su perfeccionamiento, tal como lo dispone el artículo 6.3.2.1.4. del Manual de Contratación del Departamento de Nariño, a su tenor:
"Requisitos de legalización.
La legalización del Contrato Estatal se cumple con las formalidades concretas luego de su perfeccionamiento, las cuales determinan que el contrato ha dado estricto cumplimiento a la normatividad adicional contemplada para ello, así como la regulación especifica en materia tributaria.
Los requisitos de legalización del contrato y/o convenio estarán determinados de acuerdo a las directrices impartidas por el Departamento Administrativo de Contratación y/o secretaria de Hacienda en lo que corresponda, aplicando el procedimiento respectivo.
De acuerdo al procedimiento vigente, el secretario o jefe de cada dependencia y los servidores designados serán los responsables de que se anexen todos los documentos que se requieran para la suscripción y legalización del contrato y/o convenio." (Negrilla y subrayado fuera del texto).
Ahora bien, el Departamento se ciñe a la aplicación del CAPITULO IX BUENAS PRACTICAS EN EL PROCESO DE CONTRATACION, el cual, en el literal c del numeral 6.9.2 ETAPA CONTRACTUAL dispone: c) La legalización del contrato debe realizarse dentro del término establecido en el cronograma del proceso y en los casos que no se cuente con cronograma deberán observarse los términos fijados en el manual de contratación.
En ese sentido, en lo que respecta al procedimiento de legalización de contratos y/o convenios dispuesto en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión (SIPG), el mismo establece que la Dependencia que genera la necesidad/abogado enlace designado, serán los encargados de remitir al Departamento Administrativo de Contratación, los documentos para la legalización del contrato o convenio dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del mismo, conforme a la lista de chequeo correspondiente.
Adicional a lo anterior, se tiene que la legalización de los contratos y convenios se encuentra establecida como una obligación contractual a cargo de los contratistas o entidad convenida, respecto de la cual la dependencia que genera la necesidad debe garantizar y velar por su cumplimiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato o convenio.
En ese orden y sin perjuicio de la responsabilidad que se encuentra en cabeza de la dependencia que genera la necesidad, específicamente del supervisor del contrato y/o convenio y abogados de enlace, el Departamento Administrativo de Contratación ha generado un archivo en el que se identifican los contratos que a la fecha no cuentan con el trámite de legalización y que en su contenido establece las siguientes variables: número de contrato o convenio, modalidad, nombre del supervisor, fecha de firma del contrato convenio y fecha de terminación del contrato o convenio; con la finalidad de que los supervisores revisen esta matriz y procedan de conformidad a lo solicitado para lograr el cumplimiento del trámite de legalización, para lo cual deberán radicar lo antes posible la
totalidad de los documentos requeridos para tal fin al correo legalizaciondecontratos@narino.gov.co, advirtiendo que el Departamento Administrativo de Contratación realizará el seguimiento correspondiente dentro de los quince (15) días siguientes a la publicación de la presente circular y en caso de persistir en el incumplimiento de dicho trámite, se remitirá el informe correspondiente a la Oficina de Control Interno Disciplinario para los fines pertinentes.
De igual manera, en caso de existir algún dato erróneo respecto del estado de legalización de los contratos y/o convenios en el archivo adjunto, se solicita notificar al correo legalizaciondecontratos@narino.gov.co, con evidencias o información que nos permita actualizar la información.
De acuerdo con lo expuesto, se reitera la responsabilidad que tiene cada supervisor del contrato o convenio en adelantar las gestiones tendientes a realizar el trámite de legalización de cada contrato o convenio en el que se le haya designado como supervisor, en aras de tener unas buenas prácticas contractuales y así evitar hallazgos de los entes de control que se encuentran auditando constantemente este tipo de eventualidades.
