CIRCULAR Nº 02 – 2021
PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS GOBERNACIÓN DE NARIÑO
DE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN
ASUNTO: DIRECTRICES CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2021
FECHA: ENERO 6 DE 2021
En virtud de las funciones establecidas en el numeral 1.11.1 del Manual de Contratación del Departamento de Nariño, el Departamento Administrativo de Contratación emite las siguientes directrices para la contratación de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión y servicios artísticos:
1. De conformidad con lo establecido en la Circular Nº 023 de 31 de marzo de 2020 emitida por el Departamento Administrativo de Contratación, respecto de la obligatoriedad del uso de SECOP II, se recuerda que todos los procesos de contratación deberán ser gestionados exclusivamente a través de esta plataforma, en ese sentido, todas las personas naturales o jurídicas que pretendan celebrar un contrato con el Departamento de Nariño, deberán encontrarse inscritos como proveedores en SECOP II. De igual manera, se reitera que en la página de Colombia Compra Eficiente se encuentran disponibles las siguientes herramientas con las instrucciones para el registro de proveedores:
http://www.colombiacompra.gov.co/node/23693
https://www.colombiacompra.gov.co/secop/que-es-el-secop-ii/secop-ii-para-proveedores
2. Al momento de realizar los Estudios Previos, la dependencia que requiera la contratación del bien, obra o servicio, debe verificar que los mismos se encuentren incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y así manifestarlo en el mencionado estudio, indicando el correspondiente Código de Clasificación de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas UNSPSC. En el evento de no encontrarse incluido en el PAA, se debe realizar la actualización conforme a los lineamientos emitidos por la Secretaria General.
3. Todos los procesos, deberán ser radicados de manera electrónica al correo procesosdecontratacion@narino.gov.co en formato WORD y PDF (PDF debidamente firmado), por parte del área o dependencia que requiere el bien, obra o servicio, con una antelación de cinco (5) días hábiles, a la fecha prevista para la suscripción del contrato, para que el Departamento Administrativo de Contratación, proceda a la respectiva verificación y revisión. Se advierte que la documentación allegada a cuentas de correo diferentes no se entenderá radicada.
4. La dependencia que requiera el bien, obra o servicio, debe verificar, si estos se encuentran registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Pública del Departamento de Nariño o de la Nación y consignarlo en los estudios previos, anexando los respectivos soportes documentales al expediente contractual (Cuando aplique).
5. Previo al inicio del proceso de contratación, la dependencia debe realizar los trámites presupuestales a que haya lugar con el fin de contar con la disponibilidad de los recursos necesarios que respalden financieramente su ejecución, tales como adición al presupuesto del Departamento, autorización de vigencias futuras y obtención o actualización de Certificado de Disponibilidad Presupuestal o Certificado de Disponibilidad de Recursos, según sea el caso. A los estudios previos deberá anexarse el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y/o el Certificado de Disponibilidad de Recursos vigente, debidamente firmado por la Subsecretaría de Presupuesto, con fecha de expedición de acuerdo a las directrices que señale la Secretaría de Hacienda – Subsecretaria de Presupuesto.
6. El reconocimiento de gastos de desplazamiento a los contratistas de prestación de servicios, será viable siempre que su justificación se encuentre indicada en el respectivo Estudio Previo, con los recursos presupuestales necesarios y a su vez se establezcan las obligaciones correspondientes en las cláusulas del contrato y se defina su forma de pago.
7. Para la radicación de solicitud de trámite de contratación directa, previa autorización respectiva, se deberá organizar la documentación requerida por el Departamento Administrativo de Contratación, de la siguiente manera:
Archivo Nº 1 Documentos Previos:
a. Banco de Proyectos (Cuando aplique)
b. Certificado de Disponibilidad Presupuestal o Certificado de Disponibilidad de Recursos (Según sea el caso)
c. Estudios Previos y de Conveniencia
d. Análisis del Sector
Archivo Nº 2 Documentos del Contratista:
a. Propuesta o cotización
b. RUT o NIT (Persona natural o jurídica y representante legal según sea el caso)
c. Copia de la cedula de ciudadanía de la persona natural o del representante legal si es persona jurídica
d. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio vigente
e. Hoja de vida de función pública debidamente actualizada para personas naturales o personas jurídicas, junto con los soportes respectivos, conforme al perfil y condiciones requeridas en el Estudio Previo (Diplomas, certificaciones etc.) aprobada por la Subsecretaria de Talento Humano
f. Copia de la libreta militar o certificación de definición de situación militar (Ley 780 de 2016)
g. Antecedentes Fiscales persona natural y/o persona jurídica
h. Antecedentes Disciplinarios persona natural y/o persona jurídica
i. Antecedentes Judiciales
j. Certificado Sistema Nacional de Medidas Correctivas (Ley 801 de 2016)
k. Certificado de registro de inhabilidades por delitos sexuales contra menores de edad (Cuando aplique el objeto del contrato con actividades relacionadas)
l. Certificado de idoneidad expedido por el Secretario de la dependencia que requiere la contratación, con el respectivo soporte de pago de estampillas y la anotación de anulación
m. Certificado de inexistencia expedido por la Subsecretaria de Talento Humano
n. Tarjeta profesional (Cuando aplique) vigente y certificado de antecedentes profesionales
o. Certificado de cuenta bancaria
Archivo N° 3 Anexo Contractual
a. Anexo Contractual Prestación de Servicios
8. Si llegara a faltar algún documento de los indicados en el numeral anterior o de encontrarse sin la firma respectiva, el proceso se devolverá a la dependencia respectiva y no se entenderá como radicado.
9. Con el fin de estandarizar los documentos previos para la contratación requerida por cada una de las dependencias, se adjunta a la presente circular el Formato e Instructivo para la elaboración de Estudios Previos actualizado, del cual se deberán eliminar las indicaciones para su diligenciamiento presentadas en paréntesis.
10. Para la elaboración de los Anexos Contractuales se debe utilizar las minutas actualizadas adjuntas a la presente circular, según corresponda:
Anexo 1: Clausulas Contrato Prestación de Servicios Profesionales
Anexo 1.1: Clausulas Contrato Prestación de Servicios Profesionales con gastos de desplazamiento
Anexo 2: Clausulas Contrato Apoyo a la Gestión
Anexo 2.1: Clausulas Contrato Apoyo a la Gestión con gastos de desplazamiento
Anexo 3: Contrato para la ejecución de servicios artísticos
Los espacios en blanco de las minutas como objeto, obligaciones específicas, entre otros, deben ser diligenciados de acuerdo a las necesidades de cada dependencia y guardando coherencia con los estudios previos y las necesidades que se requieren satisfacer. Igualmente se deberán eliminar las indicaciones para su diligenciamiento presentadas en paréntesis.
11. Para efectos de organización y reparto a los abogados del Departamento Administrativo de Contratación, la recepción de documentación para iniciar el trámite contractual, se realizará en horas de la mañana, por lo tanto, la información recibida después de las 12:00 del mediodía, se entenderá radicada al día hábil siguiente.
12. De acuerdo al concepto emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública Radicado 20172060186022, la declaración de bienes y rentas del SIGEP no es un requisito de perfeccionamiento ni legalización de los contratos, por lo tanto, ésta no debe ser acreditada.
13. Para el trámite de legalización, se deberá remitir al correo electrónico legalizaciondecontratos@narino.gov.co, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato la siguiente información:
Archivo N° 4 Documentos de Legalización:
a. Registro de Compromiso
b. Garantía única de cumplimiento (Cuando aplique)
c. Oficio de autorización de descuento de estampillas o recibo de pago conforme a las directrices emitidas por la Secretaria de Hacienda
d. Certificado de afiliación a Salud
e. Certificado de afiliación a Pensión
f. Certificado de afiliación a Riesgos Profesionales
g. Certificado de paz y salvo de parafiscales
h. Certificado médico salud ocupacional (Decreto 1072 de 2015)
14. Teniendo en cuenta que las actuaciones en el marco de la ejecución contractual a través de la plataforma SECOP II se realizan en tiempo real, las minutas de estudios previos y anexos contractuales se encuentran actualizadas principalmente en las actividades del supervisor, con el fin de que la información requerida para su registro y publicación se envié con la suficiente anticipación al Departamento Administrativo de Contratación para los tramites respectivos.
KAREN LIZBETH LIMA ROSERO
Directora Departamento Administrativo de Contratación
Revisó: Cristian Laurin Villota Rosero
Subdirector Departamento Administrativo de Contratación
Proyectó: María Ángela Revelo Pantoja
Abogada Departamento Administrativo de Contratación
